Comment faire un inventaire d’entrepôt rapidement et efficacement ?

La réalisation d’un inventaire d’entrepôt est une opération standard qui sert à vérifier les niveaux de stock présents dans le centre et leurs emplacements relatifs. Il s’agit donc d’une procédure essentielle pour planifier les phases d’ achat et de distribution des marchandises.

Qu’est-ce qu’un inventaire d’entrepôt et à quoi sert-il?

Un inventaire est une liste ordonnée et détaillée de tous les actifs qu’une entreprise conserve dans son entrepôt . Les matériaux doivent être regroupés en catégories homogènes pour être classés et évalués sur la base de leurs caractéristiques. La valeur obtenue sera alors inscrite au bilan et représentera un élément de coût pour l’entreprise qui influe sur le résultat d’exploitation. Faire un inventaire physique dans l’entrepôt consiste donc à vérifier que les niveaux et les caractéristiques des stocks coïncident avec les données apparaissant dans le système informatique de l’entreprise à un moment donné. Il est donc atteint en poursuivant ces objectifs: Identifiez les marchandises périmées ou détériorées .Contrôlez les stocks obsolètes et surveillez les marchandises qui prennent de la place dans l’entrepôt générant des coûts de stockage inutiles, évitez les incohérences d’inventaire dues à des erreurs humaines ou système, ne perdez pas les marchandises en raison d’un vol ou d’autres causes. Lorsque l’inventaire est terminé, le responsable de l’entrepôt doit émettre un rapport mettant en évidence: Le pourcentage de changement par valeur et unité entre le comptage de départ et l’inventaire de fin. Les incohérences d’inventaire les plus graves et les causes sous-jacentes possibles. Les actions à entreprendre pour améliorer la gestion des stocks .

Principaux types d’inventaire

Les types d’inventaire dépendent de la fréquence à laquelle le comptage est effectué :

– Inventaire annuel

L’inventaire annuel est réalisé à la fin de l’exercice (dans les premiers jours de janvier). Ce type d’inventaire est particulièrement apprécié dans les entreprises qui ne disposent pas de grandes quantités de références. L’inconvénient de cette approche est qu’elle rend plus difficile l’identification des incohérences dans le décompte en temps utile.

– Inventaire roulant

La facturation est effectuée périodiquement (mensuellement, trimestriellement, etc.) en fonction des besoins de l’entreprise. Elle est généralement effectuée dans les périodes creuses afin de ne pas interrompre l’activité habituelle dans l’entrepôt.

– Inventaire permanent

Le contrôle des stocks est effectué à l’aide d’un logiciel d’entrepôt. Les données de stock sont mises à jour en temps réel. Le système affiche tous les mouvements de marchandises sans qu’il soit nécessaire d’arrêter l’activité. La mise en œuvre d’un programme présente des avantages en termes de gestion des achats et simplifie le travail du service achats. Vous pouvez alterner ce type d’inventaire avec d’autres si nécessaire, en particulier lorsque vous souhaitez vérifier le stock disponible dans une zone ou un groupe d’emplacements spécifique. Les stations de contrôle automatique des marchandises entrantes fournissent au WMS les données pour mettre à jour l’inventaire. Les stations de contrôle automatique des marchandises entrantes fournissent au WMS les données pour mettre à jour l’inventaire

Voici les cinq étapes essentielles pour bien faire l’inventaire de l’entrepôt:

  1. Déterminez la méthodologie : elle dépendra des types de stocks stockés. Vous devez décider lesquels seront inclus dans l’inventaire et comment ils seront regroupés (par unité, par volume, par poids, par valeur économique, etc.). Une fois ces paramètres établis, l’ analyse ABC peut être utilisée pour les classer en fonction du chiffre d’affaires .
  2. Former les opérateurs : les employés des entrepôts doivent savoir exactement quelles mesures prendre et comment utiliser les outils pour faire l’inventaire.
  3. Bénéficiez des périodes creuses : les périodes de moindre activité représentent la bonne opportunité de réaliser des opérations de ce type car les phases opérationnelles de l’entrepôt ne sont pas limitées.
  4. Informer les fournisseurs : l’inventaire paralyse l’entrée et la sortie des marchandises, ce qui oblige les responsables logistiques à planifier à l’avance et à informer les fournisseurs et les clients en temps utile.
  5. Vérifier les outils et les ressources documentaires : les dispositifs et la documentation nécessaires à la réalisation de l’inventaire doivent être préparés à l’avance pour éviter les problèmes de dernière minute.

Inventaire papier, avec Excel ou avec WMS

L’inventaire doit être réalisé sur un support qui peut être papier ou numérique, puis sur des tableurs ou au sein d’un système de gestion d’entrepôt.

– Inventaire avec Excel ou papier

Les inventaires de papier sont les plus simples à réaliser, mais ils exposent l’entreprise à des problèmes qui peuvent être coûteux. Les opérateurs vérifient l’inventaire avec une liste imprimée et comptent manuellement (augmentant la probabilité d’erreur humaine). L’ inventaire avec Excel nécessite cependant un minimum d’automatisation. Les feuilles de calcul ont des extensions qui peuvent recevoir des données directement des scanners de codes-barres, accélérant le vidage des données (insertion) . Bien qu’il soit plus précis que l’inventaire papier, il ne garantit pas l’exactitude du contrôle des stocks à long terme. Grâce au logiciel de gestion d’entrepôt, il est possible de contrôler avec précision à la fois l’inventaire et l’emplacement des articles. Grâce au logiciel de gestion d’entrepôt, il est possible de contrôler avec précision à la fois l’inventaire et l’emplacement des articles

– Inventaire avec WMS

Les systèmes de gestion d’entrepôt permettent un inventaire extrêmement précis. Les solutions numériques sont des alliées fondamentales pour les entreprises qui gèrent un grand nombre de références car elles réduisent considérablement la complexité du comptage des stocks. Cependant, les données montrent que peu d’entreprises s’appuient encore sur des systèmes avancés. Selon le Warehousing Education and Research Council , les deux tiers des entrepôts américains utilisent encore du papier ou Excel pour la gestion des stocks. Ce scénario devrait changer, d’autant plus que les fonctionnalités offertes par les systèmes de gestion d’entrepôt sont nettement supérieures aux méthodes traditionnelles. Organisez et gérez rapidement et facilement plusieurs inventaires : il est possible de programmer le comptage de conteneurs (palettes, cartons, etc.) ou d’articles spécifiques. Faites un inventaire limité à certaines zones de l’entrepôt (comptage par systèmes de stockage, zones ou emplacements, par exemple). Établir des règles de priorité en fonction de paramètres logistiques (chiffre d’affaires, coût unitaire, date d’expiration, numéro de lot …) pour réaliser facilement l’inventaire en saisissant les références les plus pertinentes pour l’entreprise. Intégrez tous types d’appareils de picking , qu’il s’agisse de terminaux radiofréquences ou de systèmes de picking vocaux . Contrôlez efficacement l’entrepôt grâce à des indicateurs de performance , permettant un système d’inventaire permanent, de sorte que les informations sur le stock disponible soient constamment mises à jour. Easy WMS permet l’intégration du module Supply Chain Business Intelligence capable de gérer un énorme volume de données.

Inventaire avec code-barres ou RFID

L’un des éléments qui affectent le plus un inventaire est le système d’identification , qui va du pistolet scanner de code-barres traditionnel aux étiquettes RFID sophistiquées:

– Inventaire avec lecteurs de codes-barres

Le code – barres est le système d’identification le plus utilisé en raison de son efficacité, de son universalité et de ses faibles coûts de mise en œuvre. Le transfert d’informations entre l’inventaire physique et numérique, qu’il s’agisse d’un Excel ou des données contenues dans un logiciel de gestion avancé, est réalisé à l’aide de dispositifs qui effectuent une lecture instantanée des codes. Le terminal radiofréquence lit les codes-barres et communique avec le logiciel de l’entrepôt à l’aide d’ondes radio. Par conséquent, l’opérateur peut recevoir des commandes du système informatique et effectuer des contrôles directement sur le terminal, accélérant ainsi l’ensemble de l’opération.

Des terminaux radiofréquences sont utilisés pour faire l’inventaire de l’entrepôt

– Inventaire avec lecteurs d’étiquettes RFID

L’arrivée du système d’ étiquettes RFID ( Radio Frequency IDentification ) a permis d’accélérer les opérations d’inventaire. Cette technologie utilise des ondes radio pour envoyer et recevoir des données liées à un article. Les étiquettes (puces) sont intégrées dans un adhésif capable de stocker des informations , qui peuvent être modifiées le long des différents maillons de la chaîne d’approvisionnement. En ce qui concerne les activités d’inventaire, l’un des principaux avantages est qu’il ne vous oblige pas à pointer le scanner directement sur le produit : un simple glissement du lecteur sur le conteneur entraîne le chargement direct des données dans le système. Deux barrières qui entravent la mise en œuvre massive d’étiquettes RFID dans les entrepôts sont, d’une part, le faible prix de ce système et, d’autre part, le manque de précision de lecture . Ces deux aspects ont été remis en question par les recherches menées ces dernières années. Le marché a évolué: en 2018, le coût moyen d’un capteur IoT (comme les tags RFID) a chuté de 200% par rapport à 2004, selon le rapport sur les tendances de fabrication de Microsoft . En outre, il existe déjà de nombreuses réussites et études démontrant les sauts et les limites de cette technologie dans la précision de la lecture des balises. Une étude menée par l’organisation GS1 et le laboratoire RFID de l’Université d’Auburn a révélé que, compte tenu d’un nombre global de commandes, environ 70% du total présentent au moins un type d’erreur. Cependant, dans le cas des commandes traitées avec des étiquettes RFID, ce pourcentage n’est que de 0,01%, ce qui démontre à quel point le rendement de cette technologie a augmenté de façon exponentielle ces dernières années.

L’importance d’un inventaire bien fait

Bien faire l’inventaire signifie maximiser les profits et minimiser les coûts de stockage, sans affecter les niveaux de service de l’entrepôt ou la satisfaction des clients. Les solutions numériques, telles que les logiciels de contrôle d’entrepôt ou les étiquettes RFID, rendent l’opération toujours plus précise et rapide. Cependant, il y a encore un long chemin à parcourir car de nombreuses entreprises continuent d’utiliser des méthodes traditionnelles pour faire l’inventaire.