Gestion des stocks et technologie

Lorsqu’il s’agit d’effectuer une bonne gestion des stocks, il y a toujours de nombreux problèmes, divers dilemmes et tout autant de difficultés. Cela peut vous plaire ou non, mais c’est une de ces tâches qui ne sont pas du tout faciles. Il ne suffit pas d’avoir une bonne expérience ou une connaissance approfondie du secteur: il est également nécessaire d’avoir les bons outils qui peuvent faciliter l’ensemble de la tâche. Ces accessoires ne sont pas optionnels, mais indispensables. Au sein d’une entreprise, ils ne doivent pas être optionnels, mais standard. Sans surprise, les plus grandes entreprises du monde, ainsi que celles qui ont le plus de succès, s’appuient fortement sur ce qui concerne le choix du matériel et des logiciels pour la gestion des stocks. Ces outils sont en effet capables d’identifier les erreurs, de suivre les commandes, gérer les stocks et mener de nombreuses autres actions. L’important est d’apprendre à bien les utiliser; Une fois que cela est fait, l’ensemble de la tâche de gestion des stocks de l’entreprise devient plus facile à accomplir.

Matériel et logiciel de gestion des stocks

Ce sont des systèmes créés spécifiquement pour aider à surveiller l’inventaire et toutes les actions qui y sont liées. Il ne faut pas penser que ce sont des systèmes automatiques qui font le travail à la place du personnel, au contraire, ils doivent en tout cas être utilisés de la bonne manière pour obtenir les avantages souhaités. Ces programmes sont capables d’effectuer un suivi complet des niveaux de stocks, des livraisons, des ventes, des revenus, des commandes, qui a été géré et bien plus encore. La mise en œuvre d’une telle infrastructure technologique dans votre usine d’entreprise n’est pas aussi difficile que cela puisse paraître au départ. Bien au contraire: le faire est facile, également en raison de l’évolution constante des programmes eux-mêmes. Ce sont des accessoires qui s’adaptent très bien à tout type d’entreprise, des plus petites aux entreprises avec un personnel particulièrement important. A cela s’ajoute un autre facteur dont il faut tenir compte: le coût. Ces produits n’ont pas des prix trop élevés et peuvent en même temps être considérés comme un investissement avec un retour sur investissement pratiquement garanti. Grâce à l’utilisation de ces outils, il sera en effet possible d’éviter les erreurs classiques dérivant d’une gestion classique et anachronique des stocks en entrepôts, tout en vérifiant la présence des stocks, leurs emplacements, la compréhension de diverses informations complémentaires, etc. Ces produits offrent aux parties intéressées un aperçu complet de la gestion des entrepôts. Sans ces outils, cette procédure essentielle pourrait mal se dérouler, ce qui aurait certainement un impact négatif sur le bilan de l’entreprise et pourrait même conduire à une baisse du chiffre d’affaires. Non seulement cela: les systèmes informatiques de ce type aident à planifier les achats de manière à éviter le gaspillage ou les diverses erreurs qui sont traditionnellement commises dans cette phase.

Inventaire d’entrepôt: qu’est-ce que c’est?

C’est une liste avec tous les détails des différents objets qu’une entreprise conserve dans son entrepôt. Ces articles sont regroupés dans des inventaires basés sur des catégories homogènes. Ils doivent ensuite être classés et évalués en fonction de leurs caractéristiques. La valeur de ces produits est ensuite enregistrée dans le bilan de l’entreprise et représente un coût qui affecte la rentabilité de l’entreprise elle-même. C’est précisément pour cette raison qu’une erreur dans ce poste du bilan pourrait entraîner une série de problèmes considérables, obligeant l’entreprise à trouver une solution d’une manière ou d’une autre. Mieux vaut éviter que cela ne se produise. Le logiciel permet non seulement de faire l’inventaire, mais même de vérifier les niveaux et d’établir que les caractéristiques des produits restants coïncident avec les différentes données saisies dans les systèmes informatiques internes de l’entreprise. Il s’agit donc de savoir ce qui peut en effet être considéré comme un travail à 360 °. Parmi les autres actions réalisées par ce type de système, il faut se rappeler:

  • L’identification des marchandises périmées ou en phase de détérioration;
  • Contrôle des stocks obsolètes;
  • L’analyse des marchandises occupant l’espace dans l’entrepôt, générant des coûts de stockage inutiles, qui pourraient être alloués autrement;
  • La recherche d’incohérences d’inventaire, principalement dues à des erreurs d’opérateurs ou à celles d’autres systèmes informatiques;
  • Aide à la conservation et au catalogage des marchandises, ce qui vous permet de ne pas les perdre en raison de vol, d’erreurs, de perte ou d’autres causes.

Types d’inventaire d’entreprise: voici lesquels

Il existe actuellement plusieurs catégories d’inventaire d’entreprise à considérer. Il est principalement nécessaire de se souvenir des types d’inventaires tels que:

Annuel

Cette dernière n’est effectuée qu’une fois par an lors de la clôture des comptes, qui en Italie a lieu dans les premiers jours de janvier. Ces inventaires sont communs aux entreprises qui n’ont pas de grandes quantités de marchandises stockées. De toute évidence, l’inventaire annuel comporte de nombreux inconvénients. L’une d’entre elles est l’identification des incohérences dans l’inventaire, à condition que l’inventaire ne soit analysé qu’une fois par an. Les systèmes informatiques aident beaucoup dans ce cas, car ils vous permettent de faire un inventaire de manière beaucoup plus fréquente. Ceci, à long terme, se traduit par la possibilité d’identifier d’éventuelles erreurs et de limiter les dépenses inutiles.

En rotation

Ce type d’inventaire est effectué périodiquement (hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement, etc.) en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. En général, ce type d’inventaire se fait en période de faible activité afin de cataloguer tous les produits qui sont stockés dans l’entrepôt lui-même.

Permanent

Parmi les différents types d’inventaire, on ne peut pas oublier l’inventaire permanent, qui est peut-être aussi la catégorie la plus importante. Cette dernière est souvent réalisée et c’est précisément dans ce type que les logiciels informatiques d’analyse du stockage sont largement utilisés. De tels systèmes peuvent analyser les mouvements de marchandises sans trop de difficultés sans qu’il soit nécessaire d’interrompre l’activité elle-même. Grâce à de tels accessoires, il devient possible d’intervenir de manière particulièrement ciblée afin de comprendre s’il y a des erreurs dans le stockage et comment les résoudre. De plus, l’utilisation de systèmes informatiques similaires permet de simplifier considérablement l’ensemble du travail effectué par le service achats. Pas seulement:

Faire l’inventaire: voici comment

Lors de la préparation de l’inventaire, il est toujours préférable d’effectuer toutes les étapes de manière à ne rien manquer. De cette façon, vous pouvez éviter les erreurs et faire le travail. Parmi les étapes à suivre pour faire un inventaire sans se tromper, on distingue:

1) La détermination de la méthodologie, dont dépend également l’analyse des stocks stockés. Comme vous pouvez bien le deviner, nous essayons de comprendre quels stocks seront catalogués dans l’inventaire et comment ils seront regroupés (par volume, par unité, par valeur économique ou par poids). Une fois ces paramètres établis, il est possible de passer à la phase suivante: l’analyse ABC afin de classer les stocks par rapport au chiffre d’affaires.

2) À ce stade, les opérateurs peuvent être formés. Les employés de l’entreprise, en effet, doivent savoir travailler correctement. Il faut leur donner les outils pour faire un inventaire. Si des systèmes informatiques sont utilisés, il serait souhaitable d’expliquer aux employés comment les utiliser, ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas faire afin d’éviter toute erreur.

3) Il est également conseillé de profiter des moments de faible activité, car ils représentent les périodes les plus propices à l’inventaire. Il n’y a pas trop de pression sur les employés et les actions effectuées ne se limitent pas aux seules phases opérationnelles de l’entrepôt. Les plus grands professionnels mondiaux qui mènent des activités de ce type recommandent de faire un inventaire pendant ces périodes, afin que vous puissiez garder plus de facteurs sous contrôle.

4) Il y a une autre étape à respecter: la notification aux fournisseurs. L’inventaire, en effet, peut paralyser à la fois la sortie et l’entrée des marchandises. Pour cela, il est nécessaire d’avertir les fournisseurs, afin qu’ils puissent s’adapter à la réalisation de l’inventaire et ne pas envoyer de nouvelles marchandises pendant que celles stockées sont en cours de catalogage.

5) Enfin, n’oubliez pas tout ce qui concerne la maîtrise des documents et des outils utilisés dans la gestion des stocks. En particulier, la documentation utile doit être préparée à l’avance, afin d’éviter les problèmes qui surviennent souvent et volontairement à la dernière minute obligeant l’équipe de travail à se mettre à l’abri. Cela vaut également pour les appareils utilisés, qui doivent être préparés et vérifiés, afin qu’ils fonctionnent bien afin de ne pas créer de problèmes.

Inventaire: papier, Excel ou WMS?

En fonction des besoins de l’entreprise, vous pouvez choisir différents supports pour la constitution de l’inventaire. Un premier choix doit être fait quant au type: un catalogue numérique ou papier est-il meilleur? Dans la dernière période, il est préférable de le faire numérique en raison des divers avantages offerts. Il faut alors faire un choix sur le type d’inventaire numérique: s’appuyer sur Excel ou un logiciel de gestion (WMS)? Cependant, il faut dire que les inventaires de papier sont les plus faciles à réaliser. Ils se font assez rapidement et cela ne coûte pas cher de faire le travail, même si cela prend plus de temps. En revanche, la création de supports de ce type risque d’exposer l’entreprise à un large éventail de problèmes. Par exemple, l’utilisation des inventaires papier augmente la probabilité d’erreur humaine. La possibilité qu’une erreur humaine se produise est minimisée dans le cas de l’utilisation de l’inventaire numérique. Par exemple, en utilisant des feuilles de calcul Excel, vous pourrez profiter d’une certaine automatisation. Dans ce cas, vous pouvez même utiliser diverses extensions qui peuvent recevoir des données de scanners de codes-barres, accélérant ainsi l’ensemble du processus de saisie des données. En utilisant des feuilles Excel, il est possible de tirer parti d’une plus grande précision que les inventaires de papier, mais à long terme, une précision suffisante dans le contrôle des stocks dans l’entrepôt n’est pas garantie. Le logiciel WMS, utile pour la gestion des stocks, permet à la fois de vérifier l’emplacement des produits et les données d’inventaire. Sans surprise, ces programmes sont largement utilisés par les entreprises qui ont besoin de qualité, de précision et de rapidité d’utilisation.

Inventaires avec WMS: les avantages

Grâce à ces programmes, il est possible de faire l’inventaire sans faire d’erreur d’aucune sorte. L’approche des logiciels de ce type met l’accent sur la précision. Les entreprises qui gèrent un grand nombre de produits ne peuvent pas s’en passer, car les calculs de stock sont nombreux. Les systèmes avancés de ce type effectuent diverses actions complexes à la place de l’être humain et c’est aussi pour cette raison que même aujourd’hui, diverses entreprises, en particulier les petites et moyennes-petites, préfèrent s’appuyer sur le papier ou Excel, avec tous les problèmes que pourrait en dériver. Selon les estimations faites, cependant, ce scénario devrait bientôt changer, également en raison des fonctions plus importantes qu’offrent les systèmes WMS par rapport au papier ou à Excel. L’industrie du stockage en entrepôt évolue déjà rapidement. De plus en plus d’entreprises s’appuient sur des logiciels spécialement conçus pour la gestion des stocks.

Inventaire avec des produits avec codes-barres

Chaque inventaire est conditionné par le système d’identification des marchandises. Ces systèmes sont très variables, allant des scanners de codes-barres courants aux étiquettes RFID. Aujourd’hui, les codes-barres restent le système d’identification de produits le plus utilisé dans le monde: il est peu coûteux, efficace et universel. Ce code est lu par un dispositif de reconnaissance spécial et les informations sont transférées de manière quasi instantanée. Les données sont transmises au logiciel WMS par ondes radio et il devient possible de vérifier la présence de marchandises dans l’entrepôt directement depuis le terminal. Alternativement, il existe des inventaires avec des tags RFID (Radio Frequency IDentification), caractérisés par une plus grande vitesse de fonctionnement. A la base de cette technologie se trouvent les ondes radio, utiles pour transmettre des informations relatives à un article. Chaque produit comprend une étiquette qui peut stocker ces données, qui peuvent être modifiées ultérieurement. Parmi les avantages, il n’est pas nécessaire d’utiliser le scanner pour «lire» le produit.

Inventaire – c’est pourquoi il est important de bien faire les choses

Avec un inventaire bien fait, il est possible de minimiser les coûts et d’augmenter les profits et les solutions numériques, telles que les étiquettes RFID, vous permettent de rendre cette opération particulièrement rapide ainsi que rapide. C’est pourquoi il est conseillé de s’appuyer sur des solutions innovantes, qui peuvent fournir un engin supplémentaire à l’entreprise. Il faut le faire le plus tôt possible, afin d’améliorer immédiatement l’aspect logistique de votre entreprise et ainsi rester dans l’air du temps, ce qui est un réel impératif pour toutes les entreprises ayant une mentalité gagnante.